هدیه اش مال من مدیر، لوح سپاس هم برای شماست !

     ماه بیاید و سال برود، روابط عمومی جماعت فقط یک روز دارد که آن هم تازگی ها صاحب این روز یعنی 27 اردیبهشت شده است.در هر شرکت،سازمان و اداره ای اگر روابط عمومی ها نباشند، انگار دیواری بین درون و برون آن مجموعه کشیده اند. 24 ساعته تلاش می کنند ،جشنواره ها را پوشش می دهند،سمینارها را برگزار می کنند، نشریه ها منتشر می کنند،عکس،خبر،گزارش،فیلم و انواع و اقسام ترفند های اطلاع رسانی را بکار می گیرند تا بتوانند روابط عمومی باشند.

    چند روز قبل از روز روابط عمومی امسال، دو نفر از کارشناسان یک سازمان معتبر و اسم و رسم دارنزد مدیر خود می روند و بعد از مدتی گپ و گفت، رضایت ایشان را جلب می کنند تا به همین مناسبت هدیه ای برای کارکنان و کارشناسان روابط عمومی آن سازمان در مرکز و تمامی استان ها در نظر بگیرد.آقای مدیر که در ابتدا فقط نظرش این بود تا با یک لوح سپاس خشک و خالی ماجرا را ختم کند، پس از شنیدن حرف های کارشناسانش رضایت داد تا هدیه ای در حدود 10- 12 هزار تومان برای همکاران تهیه شود.مطابق معمول اغلب ادارات و سازمان ها، مسئولیت کار گردن پیشنهاد دهنده افتاد. بنابراین هر دو کارشناس پیگیر شدند و هدیه را تهیه کردند. هدایا ارسال شد تا به دست کارشناسان روابط عمومی در همه استان ها برسد. حالا به دست همه رسید یا نرسید، فقط خدا عالم است و بس. اما خیلی اتفاقی خبر آمد که کارشناس فلان استان در لحظه رسیدن بسته پستی مرخصی بود. روز بعد که در محل کارش حاضر شد، جناب مدیر او را صدا زد و گفت: این لوح سپاس را برای شما فرستاده اند و این بسته- کادو ارسالی – هم مال بنده است. ان شا الله روزتان هم مبارک باشد.

    آقای مدیر محترم! طاقت  دیدن این هدیه کوچک برای کارشناس روابط عمومی که در هر شرایطی سازمان شما را پوشش می دهد را هم ندارید؟ هزار ماشا الله مدیران محترم که در این کشور از همه جهت پشتیبانی و حمایت می شوند.قشنگ تر آن بود که شما خودتان هم یک هدیه ای تهیه می کردید و روی هدیه ارسالی می گذاشتید و از همکارتان در حضور سایر کارکنان تجلیل می کردید. یادتان باشد اگر فردا روزی سرگرم سخنرانی با محور و موضوع نقش روابط عمومی ها و رسانه ها در جایی بودید و یکی پیدا شد و لبخند تمسخرآمیزی بر لب داشت، گلایه مند نباشید. این روزها دیگر حرف های قشنگ و زیبا خریدار ندارد. مردم فقط عمل و عملکرد ما را می پذیرند و بس.

اتاق من در اختیارشماست چون خبرنگارهستید!

    دو سه سال پیش بود که برای پوشش خبری وعکس یکی از جشنواره های قصه گویی کانون پرورش فکری کودکان و نوجوانان راهی زاهدان شدم. اولین بار بود که مدیر کانون پرورش این استان را از نزدیک می دیدم و با او آشنا می شدم. در همان بدو ورود از او خواستم تا امکانات استفاده از اینترنت را برای ارسال خبر و عکس در اختیارم بگذارد. او که خود آدمی اهل رسانه است  بلافاصله کلید اتاقش را در اختیارم گذاشت و گفت: تا روزی که اینجا هستید اتاق من در اختیار شماست. این هم رمز ورود به کامپیوتر من است. هر وقت هم کارت اینترنت خواستید به همکارانم سپرده ام که برایتان تهیه کنند.  در طول برگزاری آن برنامه این مدیر خوب و ارزشمند از هیچ نوع همکاری دریغ نکرد. بالاخره آن برنامه هم مثل ده ها برنامه دیگر که من در آن حضور داشتم تمام شد.اما آنچه که تا امروز باقیست دوستی من و ایشان است. او با من همکاری نکرد بلکه بیشتر با خودش همراه بود. آن مراسم و دهها مراسم و برنامه شبیه آن برگزار می شود و سرانجام هم به پایان می رسد. اما تنها اخبار  گزارش ها   مصاحبه ها و تصاویر است که ماندگار می ماند.

یادش به خیر  آن روزها که با دکتر محمد دادگران استاد نازنین و ارجمند ارتباطات کلاس داشتیم  یک بار سر جلسه درس خاطره ای از اهمیت و ارزش کار خبرنگار و جماعت رسانه ای نقل کرد که جالب بود.من هم آن را برای شما نقل می کنم.او می گفت: یک بار در کشور فرانسه کنفرانس مهمی در حال برگزاری بود که خبرنگاری از در وارد شد.جایی برای نشستن او وجود نداشت.یکی از مسئولان برگزاری کنفرانس بلافاصله یکی از شرکت کنندگان را که در ردیف جلو نشسته بود مورد خطاب قرار داد و گفت:اگر امکان دارد لطفا" به بیرون از سالن تشریف ببرید و ادامه جلسه را از طریق تلویزیون های مدار بسته ملاحظه کنیدتا این شخص بتواند در اینجا بنشیند. آن فرد از مسئول مورد نظر سوال کرد ایشان کیست؟ آ  مسئول جواب داد: اگر شما اینجا نباشید فقط شما یک نفر متوجه نمی شوید که در این برنامه چه گذشته است  اما اگر این شخص اینجا نباشد  فرانسه نمی داند که در کنفرانس چه خبر بوده است.خلاصه این که آن شخص که احتمالا" صاحب مسئولیتی هم بوده ـچون در ردیف آول حضور داشته ـ بدون بحث و جدل آن فضا را ترک می کند و به خارج از سالن می رود.

چقدر خوب بود اگر مسئولان و صاحب منصبان این کشور هم چنین شناختی از جایگاه رسانه ها در عمل داشتند.البته در قالب حرف که همگی این نوع رفتارها را پسندیده می دانند.

پاداش یا برای همه یا من هم نمی گیرم

   وقتی مجموعه تحت مدیریتش برای چند سال پیاپی موفق به کسب رتبه کشوری شد , نامه ای به بالاترین مقام دستگاه نوشت و ضمن اعلام این خبر , لوح تقدیر و هدایای اهدایی را تقدیم وی کرد. چندی بعد آن مقام ارشد , نامه تقدیری برایش فرستاد تا از او تشکر کند. این مدیر محترم با آن مقام ارشد و مافوق تماس گرفت و گفت: این موفقیت ها مرهون تلاش گروهی است و من یک نفر از این جمع هستم. کارشناسان و سایر کارکنانم هم در این قضیه سهم دارند. اگر قرار است تشویق کنید , لطفا همگی را در نظر بگیرید.

با این حرف , مدیر عامل دستگاه برنامه ضیافت نهاری را برای تمام پرسنل آن مجموعه در نظر گرفت . در آن جلسه لوح تقدیری را به آقای مدیر داد .همراه این لوح یک یا چند سکه بهار آزادی هم بود که به آقای مدیر تعلق داشت. مجموعه همکاران ناهار را در کنار مدیر و مقام ارشد دستگاه خود صرف کردند. در فاصله کوتاهی که آقای مدیر با مدیر عامل کنار هم بودند, آقای مدیر در کمال احترام سکه ها را به مدیر عامل محترم برگرداند و گفت: یا برای همگی ما پاداشی در نظر بگیرید ِا اجازه بدهید این را هم من برندارم. خلاصه کار به جایی رسید که یک تقدیر نامه با امضای مدیر عامل محترم در پرونده تمامی همکاران قرار گرفت و به هر کدام نیز مبلغی به عنوان پاداش پرداخت شد.

   البته شاید همه همکاران این آقای مدیر ندانند که ماجرا به چه ترتیب بوده است. خیلی از مدیران و مقامات ادارات و سازمان ها بدون آنکه صدایش را در بیاورند آن پاداش را می گیرند. واقعا حق هم با آنان است. چون خودشان که نخواسته اند. مدیر ارشدشان این پاداش را داده است. راستی شما چند نفر را سراغ دارید که مثل این آقای مدیر عمل کنند؟

رفت و برگشت نامه اداری /سه روز خارج کشور،87 روز داخل ایران!

   محور و موضوع جلسه این بود که چکار کنیم تا سرعت پاسخگویی به مردم افزایش پیدا کند و مخاطبان کمتر نیاز به مراجعه حضوری داشته باشند. جلسه در یکی از وزارتخانه ها تشکیل شده بود و من هم دعوت شده بودم.بحث بر سر ارائه یک شماره تلفن چهار رقمی به مردم بود تا از این طریق مخاطبان آن وزارتخانه بتوانند در حداقل زمان بیشترین نتیجه را کسب کنند.هرکسی طرح یا پیشنهادی داشت ارائه می کرد. من معتقد بودم یک شماره تلفن چهار رقمی نمی تواند به تنهایی پاسخگوی مردم باشد. باید اینترنت و فرهنگ استفاده بهینه و صحیح از آن را هم گسترش داد و آن را به مردم به درستی معرفی کرد. از این موارد که بگذریم باید فرهنگ سازی کرد. بسیاری از نکته هایی را که مردم به آن نیاز دارند از طریق اینترنت قابل ارائه است. برای مثال تمام بخشنامه ها،آیین نامه ها و مواردی از این دست را که در مراجعه حضوری تقدیم مخاطبان می کنیم در اینترنت قابل ارائه است. تعداد قابل توجهی از موارد اداری را که حضوری به اطلاع افراد می رسانیم در اینترنت می توان ارائه داد. اما از همه ی این موارد مهم تر فرهنگ پاسخگویی به مردم است. هر وقت توانستیم کارکنان سازمان ها و ادارات و نهاد ها را با این روش آشنا کنیم تا پاسخگو بودن به مردم و مراجعان را وظیفه خود بدانند ، آن وقت می توان انتظارداشت که این طرح ها به نتیجه برسد.

     یکی از شرکت کنندگان در آن جلسه در فاصله ای از برنامه خاطره ای تعریف کرد که جالب بود. البته من مشابه آن را شنیده بودم. او گفت : چند سال پیش،یعنی در همان روزهایی که هنوز در ایران خودمان اینترنت چنین وسعتی نداشت من برای کسب اطلاع پیرامون یک موضوع، نامه ای برای یکی از دانشگاه های خارج از کشور نوشتم.رفت و برگشت این نامه سه ماه طول کشید.وقتی کمی دقیق تر پیگیری کردم متوجه شدم که فاصله میان خروج این نامه از ایران تا برگشت آن به کشور فقط سه روز فاصله بوده است.یعنی دو ماه و بیست و هفت روز بقیه ، این نامه در داخل کشور معطل شده است. دانشگاه مورد نظر در فاصله آن سه روز تمامی اطلاعات مورد نیازم را تهیه و ارسال کرده بود.تازه این مربوط به زمانی است که کار از طریق پست الکترونیکی و اینترنت دنبال نشده است.

   حالا شما سیستم پاسخگویی در سایر کشورهای دنیا را با ایران خودمان مقایسه کنید.عزیز دل برادر! اول کارکنان ادارات و سازمان ها را به پاسخگو بودن نسبت به مراجعان موظف کنید، آن وقت سراغ سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری مربوطه بروید.